Как ИП нанять работника и устроить официально, сколько сотрудников может иметь предприниматель по трудовому договору

Позаботьтесь о рабочем месте и охране труда

Подумайте, где будет рабочее место вашего сотрудника и что ему понадобится для работы: оборудование, специальное оборудование, спецодежда, специальное программное обеспечение, канцелярские товары и так далее. Вы обязаны предоставить ему все, что ему нужно.

Вам необходимо позаботиться о безопасности на рабочем месте и условиях труда (ст. 212 ТК РФ). См. Отраслевые инструкции по охране труда. Возможно, вы слышали что-то об обязательной специальной оценке условий труда: да, она необходима, но не сразу, а в течение года после приема на работу первого сотрудника (п. 1 ч. 1 ч. 2 ст. 17 ФЗ РФ). 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда»).

Вам как работодателю необходимо пройти специальную подготовку по охране труда (ст. 225 ТК РФ). Сделать это можно в любом удобном для вас аккредитованном учебном центре.

Это обучение должно быть завершено в течение одного месяца после приема на работу первого сотрудника. Но, если вы сделаете это заранее, вам будет проще организовать все необходимое для защиты работы. И только в этом случае вы получите право самостоятельно обучить своего сотрудника правилам охраны труда. Подробнее об этом ниже.

Если ваш бухгалтер передает бухгалтерский учет и отчетность на аутсорсинг, сообщите ему, что теперь у вас будет сотрудник. Это дополнительная отчетность, расчет НДФЛ и обязательные страховые взносы. Если понимаете для себя, изучите вопрос.

Что узнать у будущего сотрудника еще до выхода на работу

Спросите у выбранного вами кандидата:

1. У вас есть трудовая книжка?

Если ваш будущий сотрудник впервые устраивается на работу — по крайней мере, впервые, он официально зарегистрирован — тогда вам нужно будет завести для него трудовую книжку. Если его трудовая книжка утеряна или сильно повреждена, вам нужно будет купить ему новую.

В обоих случаях вам нужно позаботиться о покупке модуля трудовой книжки. Другой вариант в случае утраты или повреждения трудовой книжки — это выдача вашим потенциальным сотрудником дубликата на предыдущем месте работы.

2. Есть ли у вас медицинская карта?

совершенно необходимо, например, для продавцов, работников ресторанов и тех, кто работает с детьми, оказывает населению услуги по дому (статьи 69, 213 ТК РФ, статья 36 Федерального закона «О здравоохранении и здравоохранении»). Эпидемиология населения»).

Отсутствие медицинской книжки не является поводом для отклонения кандидата на работу, но вы также не имеете права допускать его к реальной работе без этого документа, это грозит вам штрафом.

Поэтому необходимо предупредить сотрудника о необходимости пройти обязательное медицинское обследование и оформить медицинскую карту. Работодатель должен обеспечить необходимые условия для прохождения медосмотра и оплатить его в соответствии с законом, то есть необходимо позаботиться о нем (ст. 213 ТК РФ, п. 3 ст. 34 ГК РФ). Федеральный закон «О санитарно-эпидемиологическом благополучии населения»).

3. Были ли вы государственным служащим в течение последних двух лет?

Если есть возможность посмотреть трудовую книжку, вы все равно ее увидите. А если нет, лучше спросить. При приеме на работу бывшего чиновника необходимо известить его по последнему месту работы. Но есть категории госслужащих, которым для получения следующего места работы необходимо предварительно получить согласие соответствующей комиссии (пункт 1 статьи 64 ТК РФ). В этом случае вам понадобится этот документ для регистрации сотрудника на работу. То же самое и с бывшими муниципальными служащими.

При приеме на работу бывшего должностного лица, нарушившего эти правила, существует риск существенного штрафа: с ИП — от 20 до 50 000 рублей, с юридического лица — от 100 000 до 500 000 рублей (ст. 19.29 ГК РФ). Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации).

4. Есть ли у сотрудника инвалидность?

Если есть, попросите его принести справку об инвалидности и индивидуальную программу реабилитации (СИЗ) для постановки на работу. В соответствии с этим графиком вам нужно будет указать рабочее время в вашем трудовом договоре. Например, инвалиды I и II групп имеют право на сокращенное рабочее время с полной оплатой, все инвалиды должны пользоваться расширенным ежегодным оплачиваемым отпуском продолжительностью 30 календарных дней.

Передайте будущему сотруднику список документов, которые он должен принести вам при выходе на работу (статья 65 ТК РФ). Вот:

Важно: этот список предназначен для тех случаев, когда вы нанимаете гражданина России. Особый случай — прием на работу иностранных граждан.

Запрашивать документы, отличные от этого списка, запрещено законом. Но в некоторых случаях сотрудники могут предоставить дополнительные документы. Например, любой, кто хочет получить налоговые льготы на детей при расчете НДФЛ с заработной платы, должен иметь при себе свидетельства о рождении.

У вас есть только трудовая книжка, а также медицинский буклет и справки (при необходимости), копия СИЗ инвалида, если работник инвалид, копия согласия специальной комиссии (для бывших государственных служащих, когда это требуется документ).

Остальное — паспортные данные, СНИЛС, справка об образовании, военный учет — необходимо записать в личную карточку (подробнее ниже). Но хранить ксерокопии этих документов нежелательно. С точки зрения работы с персональными данными, это считается «избыточной информацией» — при контроле надзорные органы могут считаться нарушением.

Оформление трудового договора

Согласно закону, в первый день работы нового сотрудника не нужно заключать трудовой договор. Главное, сделать это не позднее, чем через три рабочих дня после фактического допуска к работе (статья 67 ТК РФ).

Но лучше сразу подписать договор. Это позволит вам:

1. заключить срочный трудовой договор, если для этого есть причины (например, срочность работы или статус малого бизнеса с ограниченным количеством сотрудников — подробнее в конце статьи);
2. установить испытательный срок.

И об этом, и о другом можно договориться только «на земле» — до тех пор, пока работнику не разрешено работать (ч. 3 ст. 58, ч. 2 ст. 70 ТК РФ). В противном случае трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок и без проверки.

Ознакомьте сотрудника с местными законами. В частности, с правилами внутреннего трудового распорядка, правилами оплаты труда и прочими, относящимися к его работе. По закону это необходимо сделать до заключения трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Внимание: микропредприятия могут не одобрять местные правила. К микропредприятиям относятся индивидуальные предприниматели и юридические лица численностью до 15 человек с годовым доходом не более 120 миллионов рублей, зарегистрированные в специальном реестре.

Если у вас есть статус микропредприятия и нет местных правил, достаточно трудового договора.

Еще один совет. Работодатели обычно просят нового сотрудника написать заявление в свободной форме о том, что он не был государственным служащим в течение последних двух лет. Это необязательный, но полезный метод. Если сотрудник забыл предупредить вас, что он работал на госслужбе и трудовая книжка, в которой вы сами могли видеть его, например, потерянным, ваша просьба напомнит ему об этом факте. В любом случае этот документ будет в вашу пользу, если позже выяснится, что у сотрудника был стаж государственной службы, а вы, сами того не зная, не сообщили его бывшему работодателю о приеме бывшего чиновника.

Где взять образец трудового договора. Для микропредприятий типовая форма трудового договора утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 августа 2016 г. 858. Этот модуль можно взять за основу для более крупных работодателей, адаптируя его к своим собственным характеристикам.

Может хватит декларации и приказа? Нет, не достаточно. Заявление сотрудника «пожалуйста, примите меня на должность…» ни в коем случае не является обязательным документом, хотя на практике оно используется почти всегда. В любом случае у вас должен быть трудовой договор, подписанный обеими сторонами, копия — от сотрудника, вторая — от вас.

Согласие на обработку персональных данных. Этот документ необходим только в том случае, если вы собираетесь передать данные о сотрудниках третьим лицам (налог, ПФР и ФСС не в счет!). Например, если бухгалтер на аутсорсинге будет рассчитывать и перечислять свою зарплату, а вы будете платить ее через банк, как если бы подрядчик занимается кадровым учетом.

Соглашение о полной ответственности. Это необходимо, если ваш сотрудник будет работать напрямую с деньгами, ценностями товаров, услугами иным имуществом (ст. 244 ТК РФ). Например, эти соглашения заключаются с кассирами, продавцами и всеми, кто принимает и переводит платежи. Перечень этих должностей и должностей утвержден приказом Министерства труда и социального развития от 31 декабря 2002 г. 85. Также существует стандартная форма договора.

Мы вкратце представили весь процесс на схеме.

Что еще нужно сделать

Оформите заказ на прием на работу. И известить сотрудника под роспись в течение трех дней с момента фактического начала работы. Должен быть заказ, даже если у вас микробизнес.

Возьмите форму № Т-1, утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. 1. В целом, практически все кадровые процедуры можно оформить, ориентируясь на образцы этого указа.

Провести вводный инструктаж по охране труда. Причем в обязательном порядке — до тех пор, пока сотрудник не будет допущен к своим должностным обязанностям. И сделать регистрацию в специальном журнале вводного инструктажа, который необходимо прошить и пронумеровать (ст. 212 ТК РФ). Нет такой записи — значит, не было инструктажа.

Регистрационная форма вводного инструктажа установлена ​​в ГОСТ 12.0.004-2015. Приобрести его можно в магазинах канцелярских товаров.

Вы можете провести инструктаж самостоятельно, но только при наличии справки из аккредитованного центра о том, что вы прошли обучение и проверку знаний по защите вакансий в качестве менеджера. Такое обучение предприниматели проходят в форме повышения квалификации в профессиональных учебных заведениях.

Оформить личную карточку сотрудника. Этот документ является обязательным для всех, в том числе для микропредприятий. Его форму также можно найти в постановлении Госкомстата от 05.01.2004 г. 1. Карточка Т-2 выдается только в бумажном виде, в нее заносятся данные о сотруднике (паспортные данные, данные об образовании, адрес и так далее). Сотрудник должен ознакомиться со 2-м разделом карточки подписей.

Сделайте запись в трудовой книжке. А если у сотрудника его не было, войдите в его трудовую книжку и внесите туда запись о его трудоустройстве. Это необходимо сделать на шестой рабочий день (ст. 66 ТК РФ). Исключение составляют работники, занятые неполный рабочий день. Их трудовые книжки остаются у работодателя по основному месту работы. Если в книге нет места для записей, необходимо создать вставку.

Порядок регистрации изложен в инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 10.10.2003 г. 69.

также необходимо создать книгу для учета движения трудовых книжек и внести записи в трудовую книжку сотрудника. Кроме того, регистрация производится в 3-м разделе личной карты Т-2, и работник должен ознакомиться с ней своей подписью.

Важно: если сотрудник не принес вам трудовую книжку, хотя обещал это сделать, возьмите у него заявление о выдаче новой трудовой книжки в связи с утратой старой и начните ее.

В противном случае может оказаться, что он уволится, и тогда он заявит, что его трудовая книжка осталась у вас и что вы не вернули ее ему на момент своего увольнения. Вы не сможете доказать обратное, если у вас нет необходимых документов с подписью работника в Т-2 и журнальной книжки трудовой книжки. В этом случае грозит не только административное взыскание. Бывший сотрудник может требовать от вас неполученную заработную плату за период с момента увольнения до даты передачи ему трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ).

Куда сообщить о работнике

На бывшем рабочем месте (только для бывших госслужащих). Это необходимо сделать в течение 10 дней с момента заключения с ним трудового договора. Порядок коммуникации утвержден Постановлением Правительства от 21.01.2015 n. 29.

В военкомате. Это касается набора только тех, кто подлежит военному учету. Об этом необходимо сообщить в течение двух недель после приема на работу (п. 32 Положения о военном учете, утвержденного постановлением правительства № 719 от 27 ноября 2006 г.). Но штраф за нарушение этой обязанности небольшой — от 300 до 1000 рублей (ст. 21.1 КоАП РФ).

Подайте в Пенсионный фонд бланк СЗВ-М. Это необходимо делать не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором вы наняли человека, а затем делать это каждый месяц (п. 2.2 статьи 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «О бухгалтерском учете») физическое (персонифицированное) в системе обязательного пенсионного страхования»).

На учете в ФСС (только для индивидуальных предпринимателей). Зарегистрироваться в ФСС необходимо в течение 30 дней с момента заключения трудового договора с первым нанятым работником (п. 8 Порядка, утвержденного приказом Минтруда и социальной защиты населения от 29 апреля 2016 г. №202н). Если у вас есть юридическое лицо, такой обязанности нет.

Вы будете платить страховые взносы за сотрудника (как пенсионное, так и обязательное социальное страхование) в налоговую инспекцию, а также подоходный налог с населения из заработной платы сотрудника и подавать там специальные отчеты.

На первый взгляд действий вроде много, но это уже по привычке. Со следующим рабочим будет проще!

Какой договор заключить

Вы можете заключить трудовой или гражданско-правовой договор, в зависимости от обязанностей, которые вы возложите на сотрудника. Таблица поможет вам определиться с выбором.

Что сравниваютТрудовой договор Гражданский договор

В каких случаях они заключают	Сотрудник планомерно выполняет работу на определенной должности. Например, он продает товары (продавец), содержит склад (опекун), водит машину (водитель), ведет учет (бухгалтер).	Сотрудник нанимается для выполнения конкретной разовой задачи с ограниченным сроком действия. Например, для продвижения по службе, ремонта офиса, разработки веб-сайтов и т.д.
Организация работы	Работник выполняет поручения руководства по мере их поступления, соблюдает правила внутреннего распорядка работы и график работы. Он лично выполняет свои трудовые обязанности.	Важен результат, а не процесс. Заказчик не вмешивается в работу исполнителя, но может проверить промежуточные и окончательные результаты. Сотрудник может работать в любое удобное для него время, если это не влияет на достижение конечного результата. Подрядчик вправе привлекать к выполнению работ третьих лиц.
Какие законы регулируются	Трудовой кодекс.	Гражданский кодекс.
Запись работы	Там есть.	Нет.
Какие взносы платить (без льгот)	Отчисления на пенсионное страхование 22%. Взносы на медицинское страхование 5,1%. Взносы по инвалидности 2,9%. Взносы в ФСС за травмы по ставке, установленной для вас в ФСС.	Отчисления на пенсионное страхование 22%. Взносы на медицинское страхование 5,1%. Взносы в ФСС при несчастных случаях, если это предусмотрено договором.
Какие социальные гарантии нужно дать работнику	Регулярная выплата заработной платы. Месячная заработная плата не ниже минимального размера оплаты труда. Предоставление оплачиваемого отпуска. Оплата больничных листов и пособий. Выходное пособие.	Только те, которые были согласованы с сотрудником на момент заключения договора.

Необязательно заключать гражданско-правовой договор только для экономии и уменьшения обязательств перед сотрудником. Если по общему мнению, ваши отношения с сотрудником похожи на ваши рабочие, заключите трудовой договор.

Замена одного контракта другим может привести к неприятным последствиям. Например, надзорные органы или сам работник обратятся в суд, где признают гражданско-правовой договор трудовым. Это будет предполагать дальнейшую оценку взносов, уплату штрафов, соблюдение требований трудового законодательства (заработная плата, отпуск и т.д.). Поэтому при выборе контракта отталкивайтесь от роли сотрудника в вашем бизнесе: каковы его обязанности, если ему нужно регулярно бывать в офисе и соблюдать графики, вы можете назвать конечный результат его работы. Как только вы это решите, вы выберете правильный тип контракта.

Оформите кадровые документы при найме по трудовому договору

О оформлении кадровых документов мы подробно писали в отдельной статье.

Шаг 1. Получите документы у сотрудника:

• Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность.
• Книжка вакансий или информация о вакансиях (STD-R — выдержка из электронной книги вакансий, которую можно получить у бывшего работодателя или на портале государственных услуг).
• Свидетельство о государственном пенсионном страховании — форма СНИЛС или АДИ-РЕГ, которая выдается взамен СНИЛС с 1 апреля 2019 года.
• Военно-регистрационные документы: военный билет для призывников и свидетельство для призывников.
• Документ о специальном образовании, квалификации или знаниях — если работа требует специальных знаний или подготовки. Например, у водителя должны быть водительские права, а у врача должна быть медицинская степень.

Если сотрудник впервые устраивается на работу, выдайте ему страховое свидетельство. Для этого отправьте анкету в местное отделение ПФР.

Сотрудник самостоятельно оформляет полис медицинского страхования в соответствии с Законом № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации».

Шаг 2. Подайте заявление о приеме на работу. В этом нет необходимости, но на практике это почти всегда используется.

Шаг 3. Заполните и подпишите трудовой договор. При его заполнении сверьтесь со статьей 57 ТК РФ или воспользуйтесь стандартной формой. Составьте трудовой договор в двух экземплярах: один остается у работника, второй — у вас. В конце договора запишите: «Получил копию трудового договора» / подпись, расшифровка/».

Шаг 4. Ознакомьте сотрудника с местными записями, если таковые имеются. Это должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка, положения об охране труда, коммерческая тайна и другие акты. Вы можете отказаться от составления актов и включить все в трудовой договор по установленной форме.

Шаг 5. Заполните наряд на работу. Дата приказа не может быть раньше даты заключения трудового договора. Приказ предъявить работнику под роспись.

Шаг 6. Сдать отчет СЗВ-ТД в пенсионный фонд — не позднее дня после выдачи приказа о приеме. Если сотрудник предыдущего работодателя решил оставить бумажную трудовую книжку, зарегистрируйте ее в течение одной недели со дня приема на работу. Если сотрудника нанимают впервые, нет необходимости заводить бумажную книжку.

Шаг 7. Оформите личную карточку сотрудника. Его удобнее распечатать на тонком картоне или плотной бумаге.

Этап первый — заявление о приеме на работу

Итак, после успешного собеседования было решено нанять человека. Первое, что должен сделать потенциальный сотрудник, — это написать заявление. Представляется на имя руководителя организации. Документ написан от руки в произвольной форме. Для удобства можно распечатать готовые формы. Текст должен выглядеть примерно так:

«Генеральному директору ООО« Иванов и Партнеры »Иванову Ивановичу Петрову Петру Петровичу.

Декларация

Пожалуйста, наймите меня менеджером по продажам”.

Дата подписания.

Заявление подписывается руководителем или его заместителями, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы, директор должен указать свое согласие — написать «Мне не жаль», «Согласен» или что-то подобное.

Этап второй — медицинский осмотр

Это не для всех. Правительство РФ разработало перечень профессий, по которым медицинские осмотры являются обязательными. Это рабочие, занятые в опасных условиях труда, врачи, вахтовики. Что касается интернет-магазина, медицинские осмотры должны проходить сотрудники, которые работают с компьютером более 50% своего рабочего времени, и продавцы, такие как продавцы и курьеры.

Если у вас есть продуктовый онлайн-магазин или фаст-фуд — суши, сэндвичи и гамбургеры, — сотрудникам, участвующим в работе с едой, также нужны медицинские записи. А несовершеннолетние проходят медосмотр вне зависимости от профессии: все.

Для прохождения медицинского обследования необходимо отправить направление потенциальному сотруднику. Для этого нет утвержденной формы, но есть список требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития п. 302н следует указать направление:

• наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
• коды деятельности по ОКВЭД;
• наименование медицинского учреждения, в которое направлен сотрудник;
• ФИО сотрудника и название должности;
• указание подразделения (коммерческий офис, бухгалтерия и др);
• список вредных факторов.

На основании данных, указанных в руководстве по визиту, врачи решат, к каким специалистам заявитель должен будет пройти и какие анализы сдать. После успешной сдачи экзамена сотруднику выдается справка со справкой о пригодности к работе.

Примечание. В российском законодательстве есть понятие «Специальная оценка условий труда». Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию, чтобы она обследовала все рабочие места и дала заключение о состоянии рабочего места и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения принимается решение о необходимости медицинского обследования сотрудников.

Этап третий — приказ о приеме на работу

Сотрудник вернулся к вам с медицинской справкой, подтверждающей его или ее право на работу. Теперь твоя очередь. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — это оформить заказ на работу. Это основной документ о трудоустройстве. На основании этого заключается трудовой договор, о котором мы поговорим в свое время.

В заказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст такой:

«С определенной даты нанять на должность менеджера по продажам Ивана Иванова Ивановича”

Дата подписания.

Работник предъявляется к приказу о приеме на работу с личной подписью. Заказ записывается в реестр заказов. К нему прилагается справка о медицинском осмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.

Этап четвертый — заключение трудового договора

Договор составляется в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. В документе указываются основные вещи:

• размер заработной платы;
• должность, отдел (например, менеджер по продажам);
• которому напрямую подчиняется сотрудник;
• испытательный срок, если есть;
• рабочие обязанности;
• другие условия труда.

Еще один важный момент, который необходимо прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: «Работнику установлена ​​40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — свободные дни”.

Иногда график работы указывается в инструкции, которую сотрудник читает после подписания трудового договора. А потом, сдав экзамены, записывайтесь на них. Таким образом, получается, что сотрудник не сразу знакомится с графиком работы под роспись. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров после работы в первый день пропал с радаров на две недели. Потом он выглядел как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.

И тут началось самое интересное. Хитрый сотрудник обратился в суд с ходатайством о восстановлении на работе. В заявлении он указал, что не знал, что должен идти на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его слов. Не было ни одной бумажки, на которой сотрудник подписывал бы знание графика работы. Формально его не проинформировали о том, что он должен работать каждый день с 9 до 18 часов, следовательно, не было никаких пропусков и оснований для увольнения. Суд восстановил работника на работе.

Именно для того, чтобы этого не произошло, необходимо в первый день сообщить сотруднику рабочее время. И лучший способ сделать это — включить этот пункт в трудовой договор.

Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника уже есть завершенная трудовая книжка, вам просто нужно создать там новую запись. Это делает инспектор по кадрам или уполномоченное лицо. Это мог быть сам предприниматель-одиночка. Регистрация предельно проста:

«Принят на работу в ООО« ХХХ »менеджером по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании Приказа №1”.

Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или HR, если он у вас есть.

Это если рынок труда существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и у него нет трудовой книжки, его необходимо начинать. Трудовая продается в любом книжном или канцелярском магазине. Сотрудник должен купить его и принести вам. А вы в свою очередь заполняете титульный лист. Там минимум данных: ФИО сотрудника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись руководителя. Обычно это инспектор по кадрам или назначенный сотрудник. В случае индивидуального предпринимателя — единственный собственник.

Первая страница заполнена разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется у работника на всю жизнь и понадобится при подаче заявления на пенсию. Кроме того, на титульном листе ставится печать организации.

Сообщите в ФСС о найме первого сотрудника

С 2017 года ИП объявил о приеме на работу первого сотрудника только в ФСС. Это нужно делать в двух случаях:

• Работник принимается на работу по субординированному трудовому договору.
• Работник нанимается по гражданско-правовому договору, предусматривающему выплаты при несчастных случаях.

вы должны зарегистрироваться в ФСС в течение 30 календарных дней с момента подписания контракта. Если не успеешь, тебе грозит штраф: 5 000 рублей с опозданием до 90 дней, более длительный — 10 000 рублей. Порядок регистрации в ФСС утверждается постановлением. Для регистрации вам потребуется:

• декларация
• копия паспорта
• трудовые книжки сотрудников
• гражданско-правовые договоры с работниками, если они включают взносы при несчастных случаях.

зарегистрироваться в ФСС можно удаленно, заполнив электронную форму на портале госуслуг.

Как это было раньше?

До 2017 года индивидуальные предприниматели отчитывались о приеме на работу в Пенсионный фонд РФ и ФСС. В 2017 году взносы перешли на контроль налоговых органов, и пенсионный фонд прекратил регистрацию индивидуальных работодателей. Единственное, что не перешло под контроль налоговых органов, — это отчисления за «несчастные случаи». Они по-прежнему выплачиваются в фонд социального страхования. Поэтому только там нужно сообщать о приеме на работу сотрудника.

Почему нет необходимости информировать Агентство по доходам о приеме на работу сотрудника?

Об этом говорится в письме самой налоговой службы. О том, что у индивидуального предпринимателя есть сотрудники, он узнает из квартальных отчетов о взносах.

Регистрационный номер в ПФР

• Если вы зарегистрировались в качестве работодателя до 2017 года, у вас есть два регистрационных номера в Пенсионном фонде Российской Федерации: для индивидуального предпринимателя и для работодателя. Первое указывайте в выплатах страховых взносов для индивидуальных предпринимателей, а второе — в выплатах и ​​отчетности по взносам сотрудников.
• Если вы зарегистрировались после 1 января 2017 года, у вас есть только один номер в Пенсионном фонде, который предоставляется сразу после регистрации ИП. Указывайте это как в отчетности для индивидуальных предпринимателей, так и в отчетности для сотрудников.

Не забывайте платить налоги и взносы с зарплаты и сдавать отчёты

Вы зарегистрировали сотрудника на свою работу. Теперь вам нужно вести учет отработанных дней, платить зарплату, рассчитывать налоги и отчисления, а также помнить о сроках подачи жалоб.

Например, отчет СЗВ-ТД необходимо подать не позднее рабочего дня, следующего за приемом на работу и увольнением сотрудника. Эльба поможет легко управлять всеми сотрудниками, рассчитывать налоги и заработную плату, запоминать сроки.

Выплаты сотруднику и за сотрудника

Согласно статье 136 ТК РФ работодатель обязан каждые две недели выплачивать работнику заработную плату. Сроки оплаты указаны в трудовом договоре. Если платежи поступают с опозданием, предприниматель несет административную или финансовую ответственность.

Если работник зарегистрирован по трудовому договору, он имеет право на ежегодный отпуск и отпуск по болезни. Раз в месяц из заработной платы сотрудника удерживается НДФЛ, который составляет 13%, и перечисляется в бюджет.

ИП переводит страховые взносы для сотрудников с трудовым договором (но не для GPC). Взносы уплачиваются до 15 числа каждого месяца на реквизиты налоговой и ФСС.

Отчетность по сотруднику

При найме работников количество отчетов от индивидуальных предпринимателей увеличивается. Их нужно будет доставить в 3 экземпляра.

Налог:

• Сдавать отчет о средней численности сотрудников один раз в год. Предусмотрено до 20 января — за предыдущий год.
• Сертификат 2-НДФЛ выдается один раз в год до 1 апреля. Содержит информацию о доходах и удержаниях сотрудников.
• Свидетельство 6-НДФЛ подается ежеквартально до первого дня следующего квартала. В нем указана сумма подоходного налога, которую работодатель рассчитал, удержал из заработной платы сотрудников и перечислил в бюджет.

Пенсионные фонды:

• Отчет по форме СЗВ-СТАЖ. Информация о страховом стаже предоставляется один раз в год в конце года — до марта следующего года.
• Отчет по форме SZV-M предоставляется ежемесячно до 15 числа следующего месяца. Он передает информацию о работодателе и сотрудниках.

Социальное страхование: Мы представляем отчет по форме 4-FSS один раз в квартал до 25 числа следующего квартала, если владелец бизнеса уплачивает взносы в связи с несчастными случаями.

В налоговую необходимо сдать следующие отчеты:

О средней численности сотрудников: данные отправляются раз в год. Их необходимо предоставить до 20 января следующего года. Например, отчет за 2017 год необходимо сдать до 20 января 2018 года. Информация необходима налоговому органу для проверки количества сотрудников при исчислении налогов и введении специальных налоговых режимов.

Справка 2-НДФЛ: Отчет рассылается один раз в год до 1 апреля по каждому сотруднику. В справочнике отображается информация о доходах сотрудника, удержаниях и удержанном налоге за последний год. Если штат индивидуального предпринимателя составляет более 25 человек, отчет предоставляется в электронном формате.

Справка 6-НДФЛ — рассылать ежеквартально до 1 числа следующего квартала. Свидетельство нужно предоставить вовремя. За просрочку, помимо денежной взыскания, Налоговое агентство имеет право заблокировать текущий счет.

Расчет страховых взносов — производится ежеквартально до 30 числа следующего квартала.

В Пенсионный фонд необходимо предоставить два отчета:

Информация о страховом опыте — предоставляется один раз в год в конце года. Отчет должен быть представлен до 1 марта следующего года.
СЗВ-М — отчет необходимо сдавать ежемесячно до 15 числа следующего месяца. Документ содержит информацию о работодателе и сотрудниках. У сотрудников должна быть следующая информация: ФИО, СНИЛС и ИНН.

Фонд социального страхования:

4 ФСС — отчет сдается ежеквартально работодателем, уплачивающим взносы при несчастных случаях. Отчет необходим для того, чтобы работодатель мог вернуть часть уплаченных средств. Информация должна быть предоставлена ​​до 25 числа следующего квартала.

Оформление работника на полставки

Алгоритм приема на работу штатного сотрудника практически такой же, как и для штатного сотрудника. Но есть несколько нюансов:

1. Примите вопрос. В заявлении о приеме на работу работник указывает желаемую должность и размер тарифа.

2. Ознакомление с местными документами на подпись.

3. Заключение трудового договора, в котором особое внимание уделяется пунктам о режиме работы и размеру тарифа.

4. Выдача приказа, в котором должна быть указана информация о том, что работник работает по совместительству.

5. Регистрация в трудовой книжке. Информация о тарифах не отображается.

При заключении трудового договора необходимо рассчитать количество часов для работы по совместительству. Необходимо указать количество отработанных часов в день, неделю или месяц. Эта информация нужна для правильного расчета заработной платы. При этом в трудовом договоре рекомендуется указывать заработную плату по полной ставке, но при этом следует уточнить, что работник работает по совместительству, а заработная плата ниже.

Закон Российской Федерации устанавливает минимальный размер оплаты труда. Но работая неполный рабочий день, сотрудник может зарабатывать меньше этой суммы. Разъяснения в трудовом договоре помогут избежать проблем с инспекцией труда и объяснят, почему оплата меньше установленного минимума.

Чаще всего нанимают на работу по совместительству с основной работой. В этом случае трудовая книжка остается в основном месте, и записи о работе по совместительству не вводятся.

Оформление временного работника

В процессе работы возникают ситуации, когда работница уходит в декретный отпуск или берет длительный отпуск по болезни. Работодатель вынужден привлекать для выполнения трудовых обязанностей дополнительного лица, временно отсутствующего работника.

У предпринимателя может быть несколько вариантов.

Передать обязанности на другого работающего у него сотрудника.

В этом случае заключается дополнительное соглашение и размещается заказ. Документы должны включать информацию о дополнительных должностных обязанностях и изменениях заработной платы. В дополнение к своим должностным обязанностям сотрудник обязан выполнять дополнительные возложенные на него задачи.

Перевод сотрудника на временно вакантную должность. Предыдущие задачи полностью удаляются с сотрудника и назначаются новые. Вы можете занимать должности, связанные с переводом, не более одного года. Запись в книгу не вставлена. Как только отсутствующий работник возвращается, замещающий работник переводится на свою должность. Для осуществления перевода работодатель оформляет дополнительное соглашение к трудовому договору.

Что будет, если всего этого не делать?

Выше мы перечислили только основные шаги, которые необходимо предпринять при найме работников. Кроме того, у работодателя в области интеллектуальной собственности будут другие обязанности. Например, проводить специальную оценку условий труда на рабочем месте, вести график отпусков и табель рабочего времени, вовремя выплачивать заработную плату, оплачивать отпуск и больничный.

Рассчитать зарплату и отпуск с учетом всех актуальных показателей на сегодня

Считается, что соблюдать все вышеперечисленные правила нереально, а обработка пачки документов при приеме на работу сотрудников — пустая трата времени. Однако следует помнить, что если регулирующие органы обнаружат нарушения трудового законодательства, штраф для индивидуального предпринимателя будет высоким. Вот некоторые примеры:

• нет трудового договора или он составлен неправильно: штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 4 ст. 5.27 КоАП);
• отсутствовали инструкции по охране труда, медицинское освидетельствование — штраф от 15 000 до 25 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП);
• иные нарушения трудового законодательства: штраф от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Сотрудник в штате, ИП, самозанятый и просто физлицо: в чём разница

Обязанности и расходы работодателя зависят от того, как человек принят на работу. Например, возьмем бухгалтера, которому платят 50 тысяч рублей в месяц, и посчитаем затраты по каждому варианту.

Штатный сотрудник. Это зарегистрированное лицо с трудовым договором. Для этого необходимо перечислить НДФЛ и страховые взносы по 4 видам обязательного страхования: пенсионное, социальное, медицинское и производственное.

Кроме того, работодатель обустраивает рабочее место за свой счет и предоставляет все необходимое для выполнения должностных обязанностей. Работник имеет право на отпуск, отпуск по болезни, декретный отпуск. Его нельзя просто уволить: все возможности увольнения по инициативе работодателя прописаны в Трудовом кодексе.

Заработную плату наемного работника необходимо переводить 2 раза в месяц. Его нельзя просто подобрать и разрезать — для этого тоже нужна веская причина или согласие работника.

С работника удерживается НДФЛ: 50 000 руб. * 13% = 6500 руб.

Работник получит деньги за вычетом НДФЛ — 50 000 руб. — 6 500 руб. = 43 500 руб.

Взносы работодатель оплачивает за свой счет. Предположим, наш работодатель — представитель малого бизнеса и платит минимальные взносы по страхованию от несчастных случаев — 0,2%. Тогда отчисления из зарплаты бухгалтера составят 9 419,5 руб. В итоге бухгалтер получит на руки 43 500 рублей, работодатель обойдется в 59 419,5 рублей. Это просто расходы на заработную плату. Не включает затраты на оборудование рабочего места, программное обеспечение и обучение.

Индивидуальный предприниматель. Это подрядчик, который вместо штатного бухгалтера предоставляет вам бухгалтерские услуги по договору. Ваша ответственность — просто заплатить ему оговоренную сумму. Единственный собственник платит налоги и сборы за себя. Кроме того, вы не обязаны предоставлять ему оборудование и программное обеспечение для работы, оплачиваемого отпуска и отпуска по болезни. В любой момент вы можете отказаться от услуг ИП и найти другого подрядчика.

Стоимость услуг индивидуального бухгалтера-предпринимателя с комиссией 50 000 руб. — 50 000 руб. Никаких дополнительных затрат.

Частный предприниматель. Здесь все как с ИП. Самозанятым является тот же подрядчик, который платит налоги и сборы за себя. Это может быть как со статусом IP, так и без него. Единственное отличие для работодателя в том, что индивидуальные предприниматели переводят деньги на расчетный счет, а для самозанятых без статуса индивидуального предпринимателя — на счет физического лица.

Стоимость услуг независимого бухгалтера с комиссией 50 000 руб. — 50 000 руб. При переводе денег на карту физического лица могут возникнуть дополнительные расходы в виде комиссии банка, зависящей от комиссии банка.

Физическое лицо без статуса ИП и самозанятый. Вы не нанимаете человека в штат, вы просто заказываете ему услуги по договору. Но НДФЛ и комиссии для такого подрядчика нужно платить почти так же, как и по трудовому договору. Единственная разница в том, что вам не нужно платить за социальное страхование и страхование от несчастных случаев. Но для выхода на пенсию и лечения — это необходимо.

НДФЛ: 50 000 руб. * 13% = 6500 руб.

Подрядчик получит деньги за вычетом НДФЛ — 50 000 руб. — 6 500 руб. = 43 500 руб.

Допустим, заказчик — малый бизнес. Тогда отчисления по квоте на пенсионное и медицинское страхование составят 8 968 рублей. Разница со стоимостью сотрудника при трудовом договоре составляет всего 450 руб. Но при этом необязательно обеспечивать условия труда, оплачивать больничные и отпускные, соблюдать другие гарантии работы.

Физическое лицо без статуса ИП и самозанятый — самый дорогой вариант после работы. Намного выгоднее нанять одного и того же специалиста, но в состоянии индивидуального предпринимателя или индивидуального предпринимателя. Сейчас самозанятость действует в большинстве регионов России, и найти такого артиста не проблема. Даже если подрядчик проживает там, где еще нет самозанятости, но предоставляет клиенту удаленные услуги из того региона, в котором он находится, он также может зарегистрироваться как самозанятый (письмо ФНС № SD -4-3 / 23424 от 18 ноября 2019 г.).

привлечение внешних специалистов вместо штатных выгодно не только из-за НДФЛ и отчислений. Часто можно найти более квалифицированного подрядчика за те же деньги или меньше. Бухгалтер или опытный юрист не просидят весь день в офисе за 20 тысяч рублей. И лучше заказать для него услуги, чем иметь в штате слабого специалиста, готового за эти деньги не работать целый день.

Когда можно привлекать ИП и самозанятых вместо штатных сотрудников

При всех преимуществах работы с индивидуальными предпринимателями и самозанятыми людьми заменить ими всех штатных сотрудников не получится. Это будет серьезным нарушением, за которое инспекция труда наложит штраф, а налоговые органы также начнут взимать НДФЛ и взносы.

замена штатных сотрудников внешними сотрудниками возможна только в том случае, если речь идет не о выполнении постоянной работы. В расчетах мы приводили в качестве примера бухгалтера. Этот вариант подходит, если вам не нужно, чтобы бухгалтер постоянно присутствовал в офисе и на него нет нагрузки на весь день. Поручает ему определенный объем работ (например, составление отчетов), который он выполняет на своей территории и когда ему удобно, но в оговоренные сроки.

Точно так же вы можете передать на аутсорсинг работу юриста, маркетолога, транспортные, клининговые и логистические услуги. То есть то, что напрямую не связано с производственным процессом и в котором можно измерить конкретный результат. Например, вы платите адвокату за поданную жалобу и представление интересов в суде, маркетологу — за проведение исследований и разработку стратегии, бухгалтеру — за первичную обработку информации и подачу заявления. Для всего этого исполнителю не нужно находиться рядом с вами в офисе с 8 до 17 и он работает только на вас.

Привлечь к машине подрядчика вместо слесаря, продавца или кассира, секретаря и других специалистов, выполняющих постоянную работу, не получится, они должны быть для этого на работе и подчиняться внутреннему регламенту. Эти сотрудники могут быть приняты на работу только по трудовому договору.

Меры предосторожности

Специализированные подрядчики — это не ваши сотрудники. Договоры с ними необходимо составлять таким образом, чтобы они не были приняты за работу. Не должно быть регулярных фиксированных выплат без привязки к результату, графику работы и обязанности соблюдать внутренние правила. И уж тем более такие специалисты не должны постоянно работать у вас в офисе, а работать только на вас. У них должны быть другие клиенты, иначе вас могут обвинить в скрытых трудовых отношениях.

Когда вы оплачиваете услуги, он составляет акты выполненных работ с указанием того, сколько именно вы платите. Опасно просто писать «Услуги юриста» или «Услуги бухгалтера» с общей суммой. Из акта должно быть понятно, какие именно работы выполнял специалист.

Вас не накажут только за то, что договор аналогичен трудовому договору, в акте нет подробностей или человек выполнил работу в вашем офисе. Все это привлечет внимание рецензентов и даст им повод копать глубже. Но все факты будут рассматриваться в совокупности и по ним будет сделан вывод, были ли скрытые трудовые отношения.

Работа с самозанятыми работниками имеет свои особенности. Вы не можете заказать услуги у самозанятого человека, который работает или ранее работал в вашем штате и с тех пор не работал два года. Если бывший сотрудник является не самозанятым, а индивидуальным предпринимателем, это тоже может вызвать вопросы, хотя прямого запрета на работу с такими индивидуальными предпринимателями нет.

Перед выплатой самозанятому подрядчику проверьте, имеет ли он этот статус в настоящее время. Вы можете проверить это в бесплатной службе ФНС. Для каждого платежа просите чек — без него вы не сможете включить этот платеж в свои расходы.